OKR sta per Objectives Key Results, cioè obiettivi e risultati chiave. È un approccio metodologico che può essere applicato a tutto il team aziendale per diffondere in modo chiaro, semplice e trasparente, la strategia di un’organizzazione e si differenzia dalle KPI.

Perché è vincente? Per diversi motivi ma prima di tutto perché agisce in un’ottica bottom up anziché la classica top down. Mi sono appassionata mesi fa a questo metodo e ho deciso di portarlo all’interno dell’Associazione del TEDxUdine, un ambiente che è come una piccola azienda ma che consente una maggiore libertà d’azione e di sperimentazione.

OKR: che cosa sono e a cosa servono?

OKR è un acronimo e sta per Objectives Key Results. Queste tre parole indicano il cuore della metodologia da applicare:

• Objectives: sta per obiettivi da raggiungere, non numeri, ma scopi chiari da raggiungere e che spieghino soprattutto il perché
• Key Results: sta per risultati chiave, sono tutte quelle azioni da fare per poter raggiungere gli obiettivi.

Rappresentano il sistema per diffondere la strategia di un’organizzazione tra i suoi membri, per sostenerne l’efficacia esecutiva, in modo chiaro, trasparente e collaborativo. Questa frase, seppur semplice, racchiude dei concetti molto importanti: strategia, efficacia esecutiva, chiarezza, trasparenza, collaborazione.

La strategia è il cuore dell’organizzazione ed è importante che essa sia diffusa e trasferita tra tutti i suoi membri per la sua esecuzione. La diffusione della strategia deve essere fatta in modo chiaro, cioè tutti devo averne conoscenza, in linea con mission, vision e purpose.

In modo trasparente, cioè devono essere visibili a tutti gli obiettivi dell’organizzazione. In modo collaborativo, cioè è attraverso la collaborazione e la comunicazione fra team, con monitoraggio e revisione degli OKR, che si da la possibilità a tutti di rimanere allineati e raggiungere i risultati. Anche attraverso feedback e commenti che partono proprio dal basso.

Il metodo degli OKR è cominciato all’interno della Intel, negli anni ’70, guidata da Andy Grove e dove John Doerr era ingegnere. Da quei tempi è stato poi portato alla ribalta con successo dallo stesso Doerr per Google nel 1999: c’era bisogno di fare delle scelte in ordine di priorità e condividerle con il team. Il metodo viene spiegato nel suo libro “Rivoluzione OKR: Scopri il metodo degli obiettivi e risultati chiave, per misurare quello che conta davvero“.

Quello che più di tutto che mi ha convinto a ritenere gli OKR un metodo vincente è il spiegare lo scopo – il purpose – degli obiettivi e il bel lavoro che viene fatto tra tutte le persone del team. Questo spinge alla motivazione, fa dire alle persone: “questa cosa l’ho fatta grazie al mio lavoro”. È un generatore di clima sereno.

Una cosa è importante sottolineare: gli OKR non sono un misuratore di performance e nemmeno un modo di incentivare le persone con premi di produzione. Gli OKR sono diversi dalle KPI.

OKR: come funzionano?

Gli OKR funzionano se prima di tutto i vertici ci credono nella sua efficacia e la trasmettono con entusiasmo e positività a tutti i membri dell’organizzazione. In seconda battuta gli OKR devono essere semplici, temporalmente brevi in modo da poter essere verificati e monitorati.

È chiaro che poter mettere a terra una metodologia di questo tipo non è sufficiente che solo i vertici ci credano ma ha bisogno di essere strutturata attraverso delle persone che tengano le redini, dalla stesura degli OKR, all’implementazione, al monitoraggio, al motivatore.

Nel libro di Francesco Frugiuele e Matteo Sola – OKR Performance. Centra gli obiettivi della tua organizzazione – vengono identificati come Executive Sponsor, OKR Champion, OKR Owner, OKR Master. Per le funzioni di ogni singola figura rimando alla lettura del loro libro che contiene anche degli esempi di aziende italiane che hanno efficacemente adottato gli OKR all’interno della loro azienda.

OKR: come li sto sperimentando in TEDxUdine

Leggendo il libro di Frugiuele e Sola, mi sono resa conto che erano tutti principi e modi che già applicavo su me stessa nel lavoro, dovevo solo sperimentarli in un gruppo. Perché non ci ho pensato prima? Ero talmente convinta della validità degli OKR che ho pensato di provare a impostarli all’interno dell’organizzazione di cui sono Presidente, un’associazione di volontariato, composta da 25 persone, che lavora per poter organizzare il TEDxUdine e tutte le attività correlate.

All’interno di questa associazione, oltre ad esserne Presidente e gestire l’amministrazione, fungo anche da Project Manager, coordinando le attività di tutti i team, cercando di rispettare tempi e costi delle varie attività. È come una piccola azienda ma, un po’ più complessa, perché essendo tutti volontari non è così semplice rispettare i tempi di tutti e soprattutto non sbilanciarsi a chiedere troppo!

L’ecosistema volontariato quindi mi è sembrato una buona palestra per sperimentare, avere l’opportunità di sbagliare e, soprattutto, c’era bisogno nel team di poter dare una svolta positiva e motivazionale a tutte le persone coinvolte.

Impostazione iniziale

Innanzitutto ho impostato, oltre che Mission e Vision, il Purpose della nostra organizzazione e l’ho presentata a tutto il gruppo. Sebbene avessimo tutti in comune la passione di TED e TEDx mi ero resa conto che questo lavoro non era mai stato fatto ed è stata una bella occasione per parlarne e rispolverare tutti i valori che ci accomunano.

L’organizzazione del nuovo evento (a proposito, sarà il 9 marzo 2024, per saperne di più potete visitare il sito www.tedxudine.com) era la scusa giusta per partire per impostare da zero un nuovo metodo: era febbraio 2023. Per iniziare ho preparato i primissimi, semplici, obiettivi e i risultati chiave e li ho condivisi col team. Mano a mano che i mesi passavano ho impostato (e sto impostando) i nuovi OKR, cercando di raggiungerli.

Che strumenti sto usando

Per poter facilitare la condivisione – essendo volontari il nostro lavoro si sviluppa prettamente online, con poche occasioni di incontro fisico – ho pensato di utilizzare due tool principali: Trello e le mappe mentali di Mindmeister (di mappe mentali e della loro grande utilità ve ne parlerò in un articolo).

Come sta andando

L’adozione di questo approccio diverso è piaciuto molto fin dall’inizio e ha permesso e sta permettendo al gruppo di mantenere una linea strutturata, chiara e consapevole. Non mancano però le difficoltà generate dal sistema complesso in cui operiamo: la stesura degli obiettivi e delle attività è un lavoro che comporta un dispendio di tempo notevole da parte mia.

Dall’altra parte le persone cercano di starci dietro ma anche loro, essendo volontari, non hanno tutto il tempo a disposizione. Un altro fattore è la digitalizzazione e cioè la dimestichezza con cui usare i tool che metto a disposizione. Non ci sono solo Trello o le mappe, usiamo decine di tool digitali per riuscire a poter lavorare da remoto e posso capire che questo possa generare un po’ spaesamento.

Concordo quindi pienamente con gli autori Frugiuele e Sola nel dire che servono diverse persone per poter applicare gli OKR in azienda, aggiungo anche che è necessaria una buona dose di digitalizzazione da parte dei membri e buone capacità organizzative, cosa non scontata.

Conclusione

Gli OKR sono quindi un metodo che potresti applicare nella tua azienda?

La risposta è sì, qualsiasi tipo sia la tua organizzazione: sono stimolanti, incentivanti e sono creatori di buone relazioni. Ne abbiamo davvero bisogno per trasformare i luoghi in cui trascorriamo buona parte della nostra giornata in ambienti nei quali è piacevole stare.

Se invece sei al lavoro per una startup (a tal proposito, leggi 3 consigli + 1 per trasformare la tua idea in startup), consiglio vivamente di partire con il piede giusto e impostare il team avendo in testa i principi OKR.